Recruiting-Prozess – Definition, Ablauf & Optimierung (2024)

Recruiting: Was ist das?

Zwar stammt der Begriff ursprünglich aus dem Englischen, jedoch hat er sich in den letzten Jahren auch in deutschen Unternehmen etabliert. Übersetzt bedeutet er nichts anderes als Personalbeschaffung, Anwerbung (von Mitarbeitenden) und Rekrutierung.

Hinter dem Begriff steht also die Tätigkeit, qualifizierte Mitarbeitende zu finden, auszuwählen und für das Unternehmen zu gewinnen.

Die Aufgabe von Recruiter:innen ist es demnach, den gesamten Prozess von der Ansprache der Kandidat:innen über das Auswahlverfahren bis hin zur Einstellung zu managen und dafür extern sowie intern auf unterschiedliche Maßnahmen zu setzen.

Welche Arten von Recruiting-Prozessen gibt es?

Bevor wir näher auf die verschiedenen Phasen von Recruiting-Prozessen eingehen, möchten wir Ihnen die verschiedenen Arten vorstellen:

Recruiting und E-Recruiting

Der Begriff Recruiting umfasst sowohl Online- als auch Offline-Maßnahmen. Hier wird deshalb noch einmal unterteilt, insofern ausschließlich mittels Online-Maßnahmen neue Mitarbeitende gewonnen werden sollen. Beim E-Recruiting findet von der Suche von Talenten über die Kommunikation mit Bewerber:innen bis hin zur Vertragsunterzeichnung jeder Schritt digital statt.

Lineare und zirkuläre Einstellungsprozesse

Während Recruiting-Prozesse in der Vergangenheit meist linear stattfanden, sind moderne Abläufe dagegen zirkulär.

Hierfür ein Beispiel eines linearen Talent-Recruitings:

Kandidat:in bewirbt sich → wird abgelehnt oder zum Vorstellungsgespräch eingeladen →wird angenommen oder abgelehnt → Kontakt geht verloren

Bei zirkulären Recruiting-Prozessen hingegen geht es darum, dass der Kontakt nicht im Sande verläuft. Beispielsweise entweder durch die Aufnahme im Talentpool oder indem im gleichen Zuge der Absage eine andere Stelle angeboten wird. Das Ziel ist es also, dass interessierte Talente gerne zu Ihnen zurückkommen und bei Ihnen arbeiten wollen.

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Internes und externes Recruiting

Bevor die Rekrutierung neuer Mitarbeitenden beginnen kann, muss festgelegt werden, ob die Stelle intern oder extern besetzt werden soll.

Intern: Bei der internen Personalbeschaffung suchen Recruiter:innen innerhalb des Unternehmens nach geeigneten Kandidat:innen.

Extern: Bei der externen Personalbeschaffungen wird außerhalb des Unternehmens nach neuen Mitarbeitenden gesucht.

Die wichtigsten Recruiting-Kanäle im Überblick

Die Möglichkeiten, neue Mitarbeitende zu finden, sind vielfältig:

• Online-Jobportale
• Karriereseiten
• Headhunting
• Employer Branding
• Active Sourcing
• Networking und Netzwerkpflege
• Persönliche und Mitarbeiterempfehlungen
• Social-Media-Plattformen
• Werbeanzeigen (z. B. Google oder Instagram Ads)
• Job- und Karrieremessen
• Recruiting-Veranstaltungen (z. B. an Unis und Hochschulen oder im eigenen Haus)
• Durchsicht von Initiativbewerbungen
• Interne Stellenausschreibungen (z. B. im Intranet oder an der Infotafel)
• Talentpools
• Printmedien

Welcher Kanal der Beste ist, lässt sich jedoch so pauschal nicht beantworten. Je nach Zielgruppe und Recruiting-Budget gilt es deshalb zu überlegen, welche Möglichkeit sich am besten eignet.

Unser Tipp: Kombinieren Sie 2–5 Kanäle, um die richtigen Bewerber:Innen zu erreichen. So ist die Möglichkeit höher, dass mehr Menschen auf die zu besetzende Stelle aufmerksam werden, während sich der Planungsaufwand in Grenzen hält.

Recruiting-Prozesse: Die wichtigsten Phasen

Bei einem Recruiting-Prozess werden mehrere Phasen (meist innerhalb einer Zeitspanne von mehreren Wochen) durchlaufen. Diese sind zwar je nach Unternehmen individuell, ähneln sich jedoch in Bezug auf den aufeinander aufbauenden Ablauf stark.

Je nach Anforderungen an potenzielle neue Mitarbeitende, den gewählten Recruiting-Kanälen sowie dem aktuellen Bekanntheitsgrad und weiteren Faktoren können die Phasen dabei unterschiedlich lang ausfallen. Es sollte jedoch versucht werden, den Recruiting-Prozess so kurz wie möglich zu gestalten, um hohe Opportunitätskosten zu vermeiden.

Die 7 Schritte im Talent-Recruiting

In der Regel lassen sich Recruiting-Prozesse in drei Hauptphasen gliedern:

1. Personalplanung
2. Rekrutierung
3. Auswahlverfahren

Diese lassen sich jedoch noch einmal unterteilen in die folgenden Schritte:

1. Mitarbeiter:innenbedarf ermitteln und Anforderungsprofil erstellen

In der ersten Phase dreht sich alles um die Personalplanung. Fragen, die Ihnen dabei helfen können, sind unter anderem:

• Wie viele Stellen sind zu besetzen bzw. wie viele Mitarbeitende werden gesucht?
• In welcher Abteilung sollen die potenziellen Mitarbeitenden eingesetzt werden und welche Position sollen sie einnehmen?
• Was sind die genauen Aufgaben, die übernommen werden sollen?
• Über welche Qualifikationen und Fähigkeiten sollen die Kandidat:innen verfügen?
• Welche Aufstiegschancen gibt es für neue Mitarbeitende zukünftig?

Unser Tipp: Sprechen Sie auch mit Mitarbeitenden aus der jeweiligen Abteilung. Diese wissen in der Regel am besten, was Bewerbende mitbringen sollten.

2. Recruiting-Art festlegen

Damit im nächsten Schritt auch potenzielle Talente auf Ihr Unternehmen aufmerksam werden, gilt es in Schritt zwei festzulegen, welche Kanäle und Maßnahmen Sie zur Mitarbeiter:innenbeschaffung nutzen wollen.

Fragen Sie sich also:

• Soll die zu besetzende Stelle intern oder extern besetzt werden?
• Zu welcher Zielgruppe zählen ideale Kandidaten?
• Über welche Kanäle erreichen Sie diese Zielgruppe am besten?

3. Gesuch final definieren und öffentlich bekannt geben

Haben Sie sich für die interne Personalbeschaffung entschieden, so wird in dieser Phase die offene Stelle nach außen kommuniziert, z. B. indem Sie eine Ausschreibung erstellen und daraufhin im Intranet oder Mitarbeitermagazin veröffentlichen.

Bei externen Recruiting-Prozessen könnte hingegen jetzt die Veröffentlichung der Stellenanzeige oder die Planung sowie der Start der Social-Media-Kampagne auf der Tagesordnung stehen.

4. Unterlagen sichten und eine erste Vorauswahl treffen

Sobald die ersten Bewerbungen eingehen, sollten diese schnellstmöglich gesichtet und sortiert werden. Hierbei helfen vor allem Talentmanagementsysteme , um den Überblick zu behalten. So können eigene Bewerberdatenbanken aufgebaut werden, auf die Sie und andere Involvierte auch zukünftig noch zurückgreifen können.

Anhand bestimmter Kriterien kann mit einer Recruiting-Software sogar eine erste automatisierte Vorauswahl getroffen werden, um das Screening der Unterlagen zu erleichtern.

5. Interviews führen

In Schritt fünf geht es darum, die bereits sortierten Bewerber:innen weiter zu qualifizieren. Dies geschieht in der Regel mit Vorstellungsgesprächen, aber auch Gruppeninterviews, Fragebögen, Probeaufgaben, Persönlichkeitstests oder Probearbeitstage sind in dieser Phase möglich.

Ziel ist es, alle sich noch im Rennen befindenden Kandidaten genauer unter die Lupe zu nehmen und daraufhin eine noch knackigere Liste an potenziellen neuen Mitarbeitenden zu erhalten. Dies ermöglicht es Ihnen, die übrigen Bewerber noch besser miteinander zu vergleichen, bevor Sie den nächsten Schritt machen.

6. Finale Personalentscheidung treffen

Spätestens jetzt sollten Sie nur noch über einen kleinen Bewerberpool verfügen. Die übrig gebliebenen Kandidat:innen können also nun vom HR-Team oder auch in zusätzlicher Absprache mit der Abteilungs- und Geschäftsleitung bewertet werden. Wer am besten zum Unternehmen passt, erhält daraufhin ein Jobangebot. Gegebenenfalls, falls das Thema nicht schon in der Phase fünf angesprochen wurde, kommt es spätestens jetzt auch zu den Gehaltsverhandlungen.

7. Vertrag unterzeichnen und Onboarding

Insofern sich auch das ausgewählte Talent für Ihr Unternehmen entscheidet, wird im letzten Schritt der Vertrag unterzeichnet.

Der Recruiting-Prozess endet hier jedoch noch nicht: Auch das Onboarding ist ein wichtiger Bestandteil, um neuen Mitarbeitenden den Einstieg in den neuen Job zu erleichtern und trägt dazu bei, dass das neue Teammitglied möglichst lange im Unternehmen bleibt.

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Erfolg im Recruiting messen: So geht’s

Um Ihre Recruiting-Prozesse noch effektiver gestalten zu können, sollten Sie regelmäßig den Erfolg messen. Dazu haben Sie gleich mehrere Möglichkeiten:

• Messen Sie, welche Kanäle am besten funktionieren.

Wenn Sie nicht wissen, welcher Kanal wirklich hilfreich ist, investieren Sie womöglich unnötig viel Geld und Zeit. Um dies zu vermeiden, können Sie sich folgende Fragen stellen:

→ Wo gehen die meisten Bewerbungen ein?
→ Wie ist das Verhältnis von qualifizierten und weniger qualifizierten Kandidat:innen?
→ Hat Ihre Anzeige womöglich viele Aufrufe, aber nur wenige Bewerbungseingänge?

• Tracken Sie, wie viel ein Talent für Ihr Unternehmen kostet.

Wenn Sie über Werbeanzeigen und Jobportale, die je Kontaktaufnahme bezahlt werden, Bewerber:innen erreichen wollen, sollten Sie den sogenannten Cost-per-Lead im Auge behalten. Diese Kennzahl gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie viel Sie je eingegangene Bewerbung zahlen und ist damit ein guter Indikator, um festzustellen, ob Ihre Strategie funktioniert.

• Vergleichen Sie die Cost-per-Hire mit vorherigen Recruiting-Prozessen.

Auch anhand der Cost-per-Hire lässt sich erkennen, ob Ihre Maßnahmen greifen. Denn diese Kennzahl gibt an, wie hoch die durchschnittlichen Kosten für die Besetzung der offenen Stelle ausfallen. Somit können Sie die Cost-per-Hire bei allen Kanälen sowie auch beim Active Sourcing oder einem Mix an Maßnahmen tracken und daraus wertvolle Erkenntnisse gewinnen.

• Ermitteln Sie die Time-to-hire.

Auch die Zeit, die von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung vergeht, gibt einen guten Anhaltspunkt, um den Erfolg Ihrer Recruiting-Prozesse zu messen. Je kürzer die Zeitspanne, desto effektiver der Einstellungsprozess.

Unser Tipp: Schauen Sie sich nicht nur die Time-to-hire im Gesamten an, sondern hinterfragen Sie auch, welche Faktoren sich positiv und vor allem, welche sich negativ auf die Zeitspanne auswirken. Hilfreiche Fragen wären dabei unter anderem:

• Wurden die richtigen Kanäle gewählt?
• War die Stellenanzeige präzise genug?
• Ist das Bewerben womöglich zu kompliziert?
• Kann das interne Auswahlverfahren verkürzt werden?

So optimieren Sie Ihren Recruiting-Prozess

Um zukünftig noch zügiger Stellen mit qualifizierten Mitarbeitenden besetzen zu können, möchten wir Ihnen im Folgenden 5 wichtige Punkte zur Optimierung Ihres Recruiting-Prozesses vorstellen:

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1. Vereinfachen Sie das Bewerbungsverfahren.

Gerade, wenn bisher nicht wie gewünscht ausreichend Bewerbungen eingehen, liegt es neben der Kanalwahl häufig an komplizierten Bewerbungsverfahren. Anschreiben, lange Fragebögen direkt zu Beginn und Bewerbungen per Mail anstatt direkt über die Plattform, auf der die Stellenanzeige geschaltet wurde. All dies sind Gründe, warum potenziell Interessierte die Bewerbung auf später verschieben und es dann oftmals sogar ganz lassen. Und vielleicht kennen Sie es ja selbst: Wenn Sie in einem Onlineshop bestellen wollen, aber erst in einem mehrstufigen Prozess einen Kundenaccount erstellen müssen, wird der Kauf auf einen anderen Zeitpunkt verschoben. Überlegen Sie also, wie Sie den Prozess für Ihre Talente erleichtern können.

2. Beschleunigen Sie den Auswahlprozess.

Niemand wartet gerne lange auf eine Antwort. Und gerade, wer akut auf Jobsuche ist, hat womöglich bereits ein Jobinterview bei einem anderen Unternehmen, während die Unterlagen von Ihrem HR-Team noch nicht einmal gesichtet wurden. Wer in diesem Fall das qualifizierte Talent für sich gewinnt, ist wahrscheinlich klar.

3. Legen Sie einen Talentpool an.

Besonders hilfreich für die schnellere Besetzung von Stellen ist ein Bewerber- und Talentpool. Denn auch, wenn ein ehemaliges Talent vielleicht nicht zu 100 Prozent für die letzte Stelle gepasst hat oder einfach zu viele qualifizierte Bewerber:innen im Rennen waren, so ist es womöglich genau die richtige Person für die derzeit ausgeschriebene Position. Ebenso wie die Netzwerkpflege macht es also Sinn, einen Pool an potenziellen neuen Mitarbeitenden im Petto zu haben.

4. Definieren Sie standardisierte Verfahren.

Prozesse leben von Strukturen. Genau aus diesem Grund sollten Sie deshalb standardisierte Abläufe festlegen, die Ihnen vor allem auf lange Sicht viele Ressourcen einsparen. Mögliche Bereiche hierfür wären unter anderem

• der Aufbau Ihrer Stellenanzeigen,
• die Rückmeldungszeiten sowie
• die Fragen in Interviews.

5. Modernisieren bzw. digitalisieren Sie Ihren Recruiting-Prozess.

Die heutige Technologie bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, um HR-Teams die Suche und Gewinnung neuer Mitarbeitenden zu erleichtern. Sie könnten zum Beispiel…

• … Ihren Recruiting-Prozess für mobile Endgeräte optimieren.
• … durch eine HR-Software eine automatische Vorsortierung der eingehenden Bewerbungen durchführen lassen.
• … einen Chatbot nutzen, um Bewerbenden direkt nach Absendung eine Eingangsbestätigung zukommen zu lassen.
• … ein Bewerbermanagementsystem nutzen, um alle Bewerbungen an einem Ort zu verwalten und diese mit wenigen Klicks nach vordefinierten Kriterien zu filtern.
• … Job-Interviews per Video-Telefonie online durchführen.
• … die Vertragsunterzeichnung digital ermöglichen.

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8 Tipps für einen erfolgreichen Recruiting-Prozess

1. Definieren Sie Ihre Zielgruppe vor jeder neuen Stellenausschreibung – auch, wenn es sich um eine ähnliche Position in der gleichen Abteilung handelt.

2. Keep it simple: Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse direkt in der ersten Instanz abzufragen, macht Ihren Recruiting-Prozess unnötig kompliziert. Ein kurzes Formular, natürlich auch fürs Smartphone optimiert, mit nur einer Handvoll Fragen zur bisherigen Berufserfahrung, Abschluss und den eigenen Stärken wirkt sich hingegen sehr wahrscheinlich positiv auf die Anzahl der eingehenden Bewerbungen aus.

3. Stärken Sie Ihre Marke als Arbeitgeber. Denn so eilt Ihnen ein guter Ruf voraus, was wiederum zu mehr Bewerbungen und Empfehlungen führt.

4. Probieren Sie es doch mal mit einem Mitarbeiterempfehlungsprogramm. Durch Mund-zu-Mund-Propaganda erreichen Sie so womöglich interessierte Personen, die ansonsten nicht auf Ihr Gesuch aufmerksam geworden wären.

5. Informieren Sie Kandidat:innen bereits frühestmöglich über den Ablauf des Recruiting-Prozesses. So punkten Sie direkt mit Transparenz.

6. Holen Sie sich direktes Feedback von Ihren Kandidat:innen. Durch Umfragen wissen Sie so, was Sie für eine gelungene Candidate Experience zukünftig noch an Ihrem Prozess optimieren können.

7. Setzen Sie auch intern auf die Förderung von bestehenden Mitarbeitenden. Durch Personalentwicklung können Sie dadurch auch aktuellen Beschäftigten die Chance geben, sich für eine neue Stelle im Unternehmen zu qualifizieren.

8. Fangen Sie damit an, Daten regelmäßig zu analysieren. So können Sie mit Sicherheit sagen, wo es noch Optimierungspotenzial bei Ihrem Recruiting-Prozess gibt.

Fazit – Wie Zalaris beim Recruiting-Prozess helfen kann

Ein gut durchdachter Recruiting-Prozess hilft nicht nur Unternehmen, sondern auch Bewerber:innen. Unser Ziel als Komplettdienstleister ist es deshalb, HR-Prozesse zu vereinfachen – für Sie und Ihre zukünftigen Mitarbeiter. Dafür haben wir die One-Stop HR-Plattform Zalaris PeopleHub entwickelt.

Gerne beraten wir Sie zum Einsatz sowie zu plattformunabhängigen HR-Strategien, damit Sie sich wieder mehr auf strategische Aufgaben und Ihre Mitarbeitenden fokussieren können.